En professionel messestand behøver hverken at være stor eller fyldt med udstyr. Den skal først og fremmest vise, hvad du tilbyder, og give de besøgende plads til at stoppe op. Skal du på messe for første gang, handler forberedelsen om at vælge til og fra i den rigtige rækkefølge. Begynd med formålet, tegn indretningen, og bestil først materialerne, når du ved, hvordan de skal bruges.

Giv din messestand én tydelig opgave

Før du vælger farver, møbler og tryksager, skal du beslutte, hvad deltagelsen skal føre til. Vil du booke møder, vise et produkt eller finde forhandlere? Vælg ét primært mål. Du kan godt have flere ønsker, men standen bliver uklar, hvis de alle skal fylde lige meget. Skriv målet i en kort sætning, som alle på standen kan huske og arbejde efter.

Beslut derefter, hvad en interesseret besøgende skal kunne gøre på standen. Det kan være at aftale en demonstration eller bede om et konkret tilbud. Sæt også et internt mål for dagen. Eksempelvis er et mål om 12 relevante samtaler mere brugbart i planlægningen end et løst ønske om opmærksomhed. Tallet er ikke en målestok for andre messer, men et redskab til at vurdere behovet for bemanding og opfølgning. Aftal på forhånd, hvad der kendetegner en relevant samtale.

Tegn din messestand med plads til mennesker

Find standens præcise mål i arrangørens materiale, og undersøg, hvilke sider der er åbne mod gangarealerne. En hjørnestand har andre adgangsforhold end en stand med naboer på begge sider. Tegn en plantegning i målestok, før du bestiller inventar. På en stand på 3 gange 3 meter kan en dyb disk og flere stole hurtigt optage den plads, hvor samtalerne skulle foregå.

Markér indgang, samtaleplads og opbevaring på tegningen. Hold adgangen fri, og undgå at placere en disk som en barriere langs hele forkanten. Husk også plads til tasker, emballage og overtøj, som ellers nemt ender synligt på gulvet. Kontrollér arrangørens regler for gangarealer, adgangsforhold og udstillingshøjde. Hvis du vil have stole, skal tegningen vise den plads, de kræver, når nogen sidder på dem. Et møbel fylder mere i brug end på en produkttegning.

Skriv et budskab, der kan læses i forbifarten

De besøgende kender ikke nødvendigvis din virksomhed eller dine fagudtryk. Derfor skal den største tekst forklare dit tilbud med almindelige ord. Et logo fortæller, hvem afsenderen er, men sjældent hvad virksomheden laver. Giv et kort hovedbudskab den mest synlige placering. Brug mindre tekst til den forklaring, som først er relevant, når nogen er stoppet op.

Forestil dig en besøgende, der går forbi med en kaffekop i den ene hånd og messeprogrammet i den anden. Personen skal kunne forstå, hvad du tilbyder, uden at standse og læse en hel væg. Vælg få ord, tydelig kontrast og en enkel skrifttype. Udskriv budskabet i en mindre prøveversion, og bed en person uden branchekendskab forklare, hvad virksomheden tilbyder. Er svaret uklart, skal teksten justeres. Kontrollér også læsbarheden på afstand, når det færdige materiale er stillet op.

Vælg udstyr efter funktion frem for antal

Du behøver ikke købe et komplet messesystem fra begyndelsen. Lav først en kort liste over de funktioner, standen skal rumme. Måske har du brug for en synlig baggrund, en flade til materialer og et sted til en demonstration. Vælg derefter udstyr til hver funktion. En bagvæg giver en samlet flade til budskabet, mens en smal bannerstander kan bruges, hvor gulvpladsen er begrænset. Prioritér messeudstyr, produktprøver eller tryksager ud fra, hvordan de understøtter standens formål.

Undersøg, hvad der allerede følger med standlejen. Bord, stole, vægge eller belysning kan være inkluderet, men det afhænger af aftalen. Sammenlign leje og køb ud fra antallet af planlagte messer, transportbehovet og din opbevaringsplads. Spørg efter udstyrets pakkemål og vægt, ikke kun målene, når det er stillet op. Afklar desuden, hvor mange personer der skal til for at sætte det op. Et system, som passer i bilen, kan stadig være besværligt at bære fra vareindleveringen til hallen.

Få styr på trykfiler og bestilling

Når indretning og budskab er fastlagt, kan du få lavet de endelige trykfiler. Bed leverandøren om en skabelon til netop det produkt og den størrelse, du bestiller. Skabelonen viser normalt, hvor grafikken skal placeres, og hvilke områder der kan blive skjult af samlinger, kanter eller beslag. Hold telefonnummer, logo og andre centrale oplysninger på afstand af disse områder.

Brug logoet i et egnet filformat, og få kontrolleret, at billederne har tilstrækkelig opløsning til trykstørrelsen. Et billede, der ser skarpt ud på en telefon, er ikke automatisk egnet til en stor bagvæg. Bed om en korrektur, og læs den grundigt igennem. Kontrollér stavning, kontaktoplysninger, mål og placering. Aftal leveringstid og en frist for eventuelle rettelser. Sørg også for at have tid til at modtage og undersøge materialerne før afrejse, så fejl ikke først bliver opdaget under opstillingen.

Aftal roller og en enkel måde at følge op på

En ryddelig stand hjælper ikke meget, hvis ingen ved, hvordan gæsterne skal modtages. Aftal, hvem der tager imod, hvem der kan forklare produktet, og hvem der håndterer praktiske spørgsmål. Er I få på standen, kan samme person have flere roller. Planlæg pauser, så standen ikke står tom. Undgå også, at alle medarbejdere samler sig i en intern samtale med ryggen mod gangen.

Forbered et åbent spørgsmål, der passer til messens publikum, og giv plads til svaret, før du begynder præsentationen. Aftal, hvordan I noterer konkrete ønsker og næste skridt. Registrér kun nødvendige oplysninger, og fortæl tydeligt, hvad de skal bruges til. En anmodning om et tilbud skal ikke automatisk behandles som en tilmelding til et nyhedsbrev. Udpeg en person til at følge op, og aftal en realistisk frist, som I også fortæller den besøgende.

Prøv opsætningen før dagen i messehallen

Stil udstyret op før messen, hvis pladsen tillader det. Brug prøven til at kontrollere samlinger, fødder, trykflader og eventuel belysning. Tag tid på opsætningen, og pak derefter delene, så det, du skal bruge først, er nemt at komme til. Mærk transporttasker og kasser tydeligt. En enkel pakkeliste med antal kolli giver jer noget konkret at kontrollere ved både afgang og hjemtransport.

Læs arrangørens praktiske anvisninger om indkørsel, aflæsning, strøm og tidsfrister. Medbring kun eludstyr og fastgørelsesmaterialer, som må anvendes på stedet, og før kabler, så de ikke ligger løst i adgangsvejen. På selve dagen skal du afsætte tid til at fjerne emballage, tørre flader af og rette grafikken til. Gå derefter ud på gangen, og betragt standen fra de retninger, gæsterne kommer fra. Flyt det, der skjuler budskabet, og sørg for, at indgangen stadig er fri, når bemandingen er på plads.